همکاران لازم است هر روز در پایان روز «گزارش کار» خود را با فرمت این شیوهنامه تهیه کرده و به آدرس ایمیل بهتاش ارسال کنند.
عنوان ایمیل در قسمت subject
برای عنوان ایمیل از این فرمت استفاده کنید:
گزارش کار – {نام و نامِ خانوادگی همکار} – {تاریخ با فرمت ۸ رقمی}
توجه کنید که بین هر قسمت از این عنوان سه قسمتی لازم است فاصله، خط تیره و یک فاصلهی دیگر باشد.
تاریخ با فرمت ۸ رقمی
تاریخ روز نوشته شدن این شیوهنامه به این شکل است:
14041121
چهار رقم اول سال، دو رقم بعد ماه و دو رقم بعد روز است.
توجه کنید که وقتی روز یا ماه یک رقمیست، باید قبل از رقم، یک عدد صفر بگذارید تا فرمت ۲ رقم برای ماه و ۲ رقم برای روز حفظ شود.
محتوای ایمیل
۱) کلاسها
فهرست کلاسهایی که در این روز در برگزاری آن به عنوان معلم یا دستیار همکاری کردهاید.
۲) کارهای روتین
فهرست کارهای روتین که امروز انجام دادهاید.
۳) کارهای محول شده
فهرست کارهایی که از شما خواسته شده انجام بدهید و با موفقیت انجام شدهاند.
۴) کارهای مانده
فهرست کارهایی که از شما خواسته شده یا کارهای روتین روزانه که موفق نشدید در این روز تمامشان کنید.
۵) تمرین
فهرست تمرینهایی که در این روز انجام دادهاید.
در مورد تمرین ساز لازم است زمان هر کدام از نشستهای تمرین هم نوشته شود. برای مثال:
۲۵ دقیقه – تمرین فلوت
۱۰ دقیقه – تمرین فلوت
۲۵ دقیقه – تمرین پیانو
۶) توضیح
در صورتی که در این روز اتفاق غیر معمولی افتاده یا توضیحی لازم است، در این قسمت وارد کنید.